Про OmniFocus, Девіда Алена та підвищення власної ефективності

Опублікував Сергій Макаренко 1-07-2011 об 20:10

Кожна людина на своєму життевому шляху прислухається до свого внутрішнього голосу. Він запобігає деяким халепам, в які ми могли б потрапити через нашу необачність; рятує нас в скрутному становищі тим, що недає поганим обставинам нас зламати… Або ж підказує що треба зробити для того, щоб робити деякі речі правильно. Я маю дуже гомінкий (іноді на стільки, що заважає спати) внутрішній голос і він почав мені після звільнення з компанії «Київстар Дж. Ес. Ем.» нашіптувати, що я міг би працювати краще, деякі речі робити ліпше і загалом бути набагато продуктивнішою і ефективнішою людиною в будьяких справах ніж є зараз. Це стало початком моїх шукань і спроб розібратись в собі, щоб з'ясувати що і як потрібно змінити в своєму ставленні до роботи та особистого жіття, щоб встигати робити все те, що потрібно та хочеться. Так я почав займатись таїм-менеджментом, технікою GTD та іншими речами, які б дозволили мені досягнути того, до чого я прагнув.

Моє знайомство з GTD засобами розпочалось доволі давно. Приблизно роки зодва тому. Вперше побачивши менеджер задач я не збагнув навіщо він мені міг би згодитись і я забув про це. Через рік я повернувся до цієї теми вже тому, що була необхідність виконувати періодично деякий об'єм справ, але втримати в голові всі їх було складно. Так я став власником програми Things. Через деякий час я помітив, що її можливості суттєво обмежені але мені їх все ж таки вистачало. Так продовжувалось до того часу, як я переїхав до Одеси в зв'язку зі зміною місця роботи. З'явилась велика кількість справ, про які не тільки потрібно було пам'ятати та ще й вчасно виконувати. Одночасно, не зважаючи на те, що Things міг зберігати те, що я запланував, він не давав змоги зручно сортувати завдання за контекстом, завдяки якому я міг би згадувати про справу в потрібний час і в необхідному місці. Також цього одного інструменту було не достатньо для того, щоб ефективно планувати день, тиждень або ж місяц щоб знати, що тебе чекає попереду.

Так було до того моменту, поки Роман Степнчук не розповів мені про чудову програму OmniFocus та книгу Девіда Алена «Як швидко привести справи до ладу». Спочатку я скептично поставився до цієї програми і філософії керування справами загалом. Але потім, коли почав читати книгу, знайшов відповіді на декілька моїх запитань і довіра моя до цієї авантюри кріпла з кожною прочитаною сторінкою. Після того, як закінчив другу главу книги Алена „Контроль над життям: п'ять фаз керування робочим процесом“ я почав обмірковувати чи варто мені витрачати гроші на OmniFocus. Для того, щоб визначитись я став вивчати відео-курс по цій програмі і почав паралельно, читаючи книгу, ознайомлюватись з ним. Після того, як я закінчив з п'ятим відеоуроком я не розмірковуючи виклав 140 баксів за OmniFocus for Mac/iPad та iPhone. Чому я це зробив? Тому що в своїй книзі Девід каже про дійсно класні та правельні речі а, в свою чергу, хлопці з OmniGroup писали свою програму у повній згоді з тими принципами, що їх описав в своїй книзи Девід Ален. Своєму надбанню я радів як несповна розуму щасливець, який відкопав величезний скарб. Це, звісно, метафора, але в певному розумінні воно так і було, тому що мені здавалось, що я знайшов спосіб, за допомогою якого я зміг би змінити себе в тому напрямку, про який мені казав мій внутрішній голос.

Тепер я розкажу, як саме я застосовую все те, що в мене є під рукою. А під рукою в мене мається достатньо. Отже, мої робочі інструменти: Mac Pro, MacBook Air, iPad та iPhone. Вже, приблизно, років зодва я не користуюсь паперовими записниками, олівцями та ручками. Намагаюсь все занотовувати в електронному вигляді, тому що так практичніше зберігати, змінювати та маніпулювати інформацією. Теперь мені потрібно було визначитись з програмним забазпеченням, яке б могло працювати на всіх вище зазначених пристроях і сінхронізуватись між собою. Таким ПЗ стали OmniFocus, iCal та Evernote. Наступним кроком стала організація мого власного простору, в якому я міг би продуктивно і ефективно застосовувати все те, чим користувався. Далі для спрощення я буду маніпулювати поняттям «офіс», тому що він в мене напряму асоціюється з власним простором для продуктивної роботи. Отже офіса в мене два — стаціонарний та мобільний. До складу стаціонарного входить Mac Pro вдома та великий стіл, на якому окрім монітора клавіатури і миші нічього немає (бо всіякі дрібнички та сувеніри мною не шануються та відволікають від роботи). До складу мобільного офісу, як не важко здогадатись, входять MacBook Air, iPad та iPhone. В залежності від обставин та задач, які стоять передімною я маю при собі MacBook Air та iPhone або ж iPad та iPhone. Або просто iPhone. Цього достатнбо для того, щоб в разі потреби мати всі необхідні програми під рукою.

Як саме ці програми мною застосовуються. OmniFocus — мій основний програмний робочій інструмент. Що саме є причиною стресу, і, як наслідок, нашої неєфективності? Страх. Страх того, що ми забули про щось важливе або ж страх перед тим, що зараз не маємо алгоритму вирішення якоїсь складної задачі чи проблеми, яка постала перед нами. Подолати цей страх можна дуже просто — занотовувати кожну річ, що її необхідно виконати. Це може бути якась занотовка на зустрічі, забов'язання, що його ви на себе взяли у приватній бесіді, якась цікава інформація або ж прохання вашої близької людини. Запм'ятати це все неможливо. І ось для цього в чудовій програмі OmniFocus є неймовірно корисна скринька Inbox, куди ви все це можете складати як я. Просто скалайте це все туди і забувайте. До тих справ в ваші руки ще дійдуть. Сенс цих маніпуляцій полягає в тому, щоб очистити ваш розум від тягара справ, про які вам необхідно пам'ятати. І коли ви це зробите відчуєте неймовірну легкість. Вони вам не будут заважати виконувати поточну роботу. А ось коли  у вас буде вільна хвилвнка ви зможете зазирнути в вашу скриньку Inbox та окинути оком те; що туди потрапило. Зазвичай інформація, яку ви там побачите поділятиметься на три типи: довідкова; дія, яку необхідно виконати і щось більше, ніж однокрокова справа. Зазвичай я складаю довідкову інформацію в відповідний записник в Evernote з тематичним тегом (soft, ідея і т. д.). Якщо це дія я або ж її виконую, якщо це можна зробити швидко, або ж занотовую у перелік однокрокових справ уточнюючи її атрибути. Атрибутами може бути засіб, за допомогою якого цю дію можна виконати (наприклад, якщоце дзвінок то засобом буде телефон) або ж місце, де цю справу можна зробити (якщо мова їде про купівлю м'яса то місцем буде магазин). І, нарешті, щось складніше, що виходить за рамки однокрокових справ. Тоді необхідно поміркувати і складну справу розкласти на дрібні і прості однокрокові, додавши до них відповідні атрибути (детальніше прочитаєте в книзі а якщо не зхочите читати то цього буде досить). Так у вас вийде проект. В таких випадках буде дуже корисним використовувати iCal для того, щоб скласти грубий ланшафт розкладу, за яким ви будете виконуваи ваші проекти і однокрокові дії (то можуть бути дії, дзвінки, зустрічі і т. п. речі). Ось таки чином ці три програми я зв'язав у єдину, логічну систему, яка дозволяє мені нічого не забувати.

Ось приблизно так, не обтяжуючи себе якимись надскладними діями можна доволі швидко систематизувати свої справи та дії і, нарешті, почати все встигати і спати вночі спокійно. Аби було бажання зробити це.